Контекст кейса
Портфолио-версия кейса. Название заказчика, названия проектов, часть внутренних терминов и количественные показатели обезличены по NDA.
Кто заказчик
Сегмент / отрасль:
B2B, проектирование, строительство и управление капитальными проектами.
Краткие бизнес-характеристики:
Крупная проектно-инжиниринговая компания, ведущая несколько капитальных проектов одновременно и работающая с большим объемом замечаний по проектной документации, ВОР, спецификациям и междисциплинарным согласованиям. Внутри компании действует процесс фиксации "выученных уроков": типовые ошибки, причины и корректирующие действия нужно собирать, согласовывать и переводить в единый реестр, чтобы повторно использовать экспертизу на следующих проектах. До старта проекта этот процесс в значительной степени велся вручную в таблицах.
Зачем заказчик обратился
Заказчику нужен был инструмент, который сократит ручную работу при подготовке карточек "выученных уроков" и приведет процесс к единому сценарию. Исходные замечания поступали в табличном виде, отличались по качеству формулировок, часто пересекались по смыслу и требовали значительного времени на разбор, группировку и перенос в карточки.
Нужно было быстро превратить массив разрозненных замечаний в управляемый workflow:
- отсеивать формулировки без достаточного контекста;
- объединять повторяющиеся кейсы по смыслу внутри дисциплин;
- автоматически формировать черновики карточек;
- передавать карточки на согласование без потери ручных правок;
- собирать итоговый реестр только из утвержденных и релевантных карточек.
Проблема (боль клиента)
- Слишком много ручной работы: специалисты тратили время на чтение, сортировку и переписывание однотипных замечаний.
- Разрозненная экспертиза: похожие проблемы повторялись на разных проектах, но не превращались в удобную повторно используемую базу знаний.
- Потери при передаче между ролями: данные проходили через несколько стадий согласования, и важно было не затирать вручную внесенные корректировки.
- Низкая прозрачность процесса: без формализованного статуса было сложно быстро понять, какие карточки готовы к включению в реестр.
- Неудобный контур работы: команде нужен был не только табличный формат, но и быстрый доступ к операциям через корпоративный мессенджер.
Цель проекта
Что заказчик ожидал получить:
Рабочий MVP-сервис, который автоматизирует подготовку карточек "выученных уроков" на базе существующего процесса, не требует полной перестройки привычных инструментов команды и позволяет быстро перейти от массива замечаний к согласованному реестру.
Ключевые ожидания:
- автоматическая генерация черновиков карточек из исходных замечаний;
- смысловая группировка повторяющихся кейсов внутри дисциплин;
- автозаполнение базовых полей карточки;
- сохранение ручных полей после повторной обработки;
- автоматическое обновление реестра только по утвержденным карточкам;
- интеграция с Google Sheets и командным интерфейсом в Bitrix24.
Условия успеха / KPI:
- сократить объем ручной первичной обработки замечаний;
- стандартизировать структуру карточки и правила попадания в реестр;
- исключить потерю согласованных вручную данных при повторных обновлениях;
- дать руководителям и смежным ролям понятный сценарий работы без отдельной сложной системы.
Решение
1. Формализация процесса и бизнес-логики
Сначала был разложен текущий процесс на понятные этапы: входящий массив замечаний, фильтрация слабых формулировок, формирование черновика, ручное согласование корректирующих действий, фиксация выполненных действий, review и перенос в реестр. На этой основе была описана структура карточки и правила движения по статусам.
2. Разработка ядра обработки замечаний
Было реализовано Python-ядро, которое:
- читает массив замечаний из CSV или Google Sheets;
- отбрасывает записи без достаточного контекста;
- группирует повторяющиеся замечания по смыслу внутри дисциплины;
- формирует черновики карточек;
- автоматически заполняет поля "Проблема", "Причина", "Предложение агента", "Применимость" и "Влияние на CAPEX".
На этапе MVP решение было специально сделано без тяжелой ML/LLM-инфраструктуры: логика построена на эвристиках и правилах, чтобы быстро проверить бизнес-гипотезу, сократить сроки запуска и сохранить управляемость результата.
3. Интеграция с Google Sheets
Сервис был встроен в уже привычный для команды рабочий контур через Google Sheets. Это позволило:
- забирать исходные замечания прямо из таблицы;
- обновлять вкладки с черновиками и отклоненными замечаниями;
- сохранять ручные поля при повторной генерации;
- синхронизировать итоговый реестр без ручного копирования данных между вкладками.
4. Командный интерфейс через Bitrix24
Дополнительно был реализован webhook-бот для Bitrix24, чтобы ключевые действия можно было запускать из корпоративного мессенджера. Через него пользователи могут:
- запустить обработку замечаний;
- посмотреть черновики, отклоненные записи и реестр;
- найти карточки в реестре по текстовому запросу;
- обновить реестр после завершения согласования.
5. Контроль качества и воспроизводимость
Для ключевых сценариев были добавлены автотесты: обработка замечаний, сохранение ручных полей, правила попадания карточек в реестр, разбор команд Bitrix24 и чтение данных из табличных выгрузок с нестандартной структурой заголовков.
Технологии и инструменты
Архитектура:
Python MVP-сервис с CLI, модулем обработки данных, интеграцией с Google Sheets и webhook-слоем для Bitrix24.
Технологии:
Python 3.9+, CSV/CLI workflow, Google Sheets API, Bitrix24 REST API, webhook-сервер на ThreadingHTTPServer, unittest.
Результаты
В результате был собран рабочий MVP сервиса "Выученные уроки", который:
- автоматически превращает массив замечаний в структурированные черновики карточек;
- отбрасывает слабые формулировки и выделяет повторяющиеся темы;
- сохраняет ручные согласования и фактически выполненные действия при повторных обновлениях;
- формирует реестр только из карточек, прошедших нужные статусы;
- позволяет работать как через таблицы, так и через команды в Bitrix24.
Фактически заказчик получил не просто скрипт обработки CSV, а заготовку внутреннего цифрового контура для накопления и повторного использования организационной и проектной экспертизы.
Влияние на бизнес
- Снижение операционной нагрузки: первичная обработка замечаний перестает быть полностью ручной задачей.
- Стандартизация знаний: типовые ошибки и корректирующие действия фиксируются в едином формате, а не остаются "размазанными" по комментариям и таблицам.
- Ускорение согласования: руководители и отдел качества работают уже с подготовленными карточками, а не с сырым массивом замечаний.
- Снижение риска потери данных: повторная обработка не уничтожает вручную внесенные поля и статусы.
- Основа для следующего этапа: MVP создает фундамент для будущего развития в сторону полнофункционального внутреннего ассистента, расширенной аналитики и более интеллектуального поиска по накопленной базе уроков.
Краткая формулировка для портфолио
Разработал MVP внутреннего сервиса для автоматизации процесса "выученных уроков" в проектно-строительной компании: от обработки массива замечаний и генерации черновиков карточек до синхронизации утвержденного реестра и командного доступа через Bitrix24. Решение встроено в существующий workflow команды через Google Sheets и позволяет системно накапливать и переиспользовать проектную экспертизу без полной перестройки процессов.